予算の確保
予算は大きく分けてハード購入費用、パッケージ等ソフト購入費用、イニシャルコスト、ランニングコストに分けられる。
ハード選定にあたっては処理スピード、ハードディスクの容量、プリンターの種類や速度、拡張性などを考慮して検討することになるであろう。
ひと昔前ハードは高くてなかなかおいそれと入れ替えることが出来なかったが、昨今では費用が低下する一方陳腐化のスピードも速く場合によっては数年単位で入れ替える前提で選定するべきであろう。
次にソフトの選定であるが、操作性と適合度を見極めなければならない。
運用担当者の意見を聞きながら使い勝手が良いシステムであることは重要な要素の一つである。
次に適合度の検証であるが、従前は適合度が低くカスタマイズが当たり前と言う考えが主流でしたが自社専用なので使い勝手が良い一方で、費用が膨らむという問題だけではなく、その後のメンテナンスで例えば、法改正などが合った場合、パッケージ等であれば簡単にダウンロードなどで対応可能なものが、カスタマイズの関係でそれが出来なく本格的な修正・変更が発生し、費用や時間の関係で問題を引き起こすことが少なくない。
昨今ではパッケージも進化してかなりの共通部分を取り込んでカスタマイズなしで対応できるものも増えているので検討に値する。
場合によってはパッケージ側に業務を合わせることも選択肢の一つでさえある。
次に教育体系がどうなっているのかも重要な要素だ。
稼働させてしまったらあとは知ったことじゃないという会社やひどいとこは売った後は立ち上げも含めて全てユーザー責任という所さえあるのが実態だ。デモや営業の話術にはまってしまってというのが以外に少なくないので注意したいものだ。
重要なのはシステムを立ち上げたあとに満足のいく稼動を提供できるかである。そうしたときにユーザー向けにきちんと教育体系を作って指導している企業もある。もちろん有料となるわけであるが担当者が変わることもあるのだけらその時のためにバックアップ体制が出来ていれば心強いのは言うまでもない。
最後にSEの経験・能力やPGの開発能力も忘れてはならない。
カスタマイズが無いパッケージといえ１００％不要というのはなかなかまれなケースである。
どうしても若干必要だったりアドオンという形でパッケージはいじらないで外付けでということが一番多い例である。また、パッケージのセットアップにしてもSEの人事業務知識は無くてはならない要素の一つである。システム屋さんと人事屋さんは極端な例は別の言語で会話していると考えたほうがいい。どちらも専門に３年～５年ぐらいしないと一人前になれなくて専門領域なので簡単にわかりあうことが不可能なのである。会話は通じていても全く違ったものを作ってしまうケースはよくある話で通訳役を務めるコンサルタントが居たほうが安全なケースさえある。
失敗を回避するには人事業務専門にこなしているSEが居たら他社の事例なども示しながら進めら、システムの進化も図れベストである。
それでも実際の業務処理を経験していないので完璧ではないのは言うまでもない。
プログラム開発費やシステム構築費は当たりまえとして保守サービス費用も忘れてはならない。パッケージ価格や開発費用は一番目に触れる部分なので競合会社の価格を意識しながら設定されている。しかしながら、保守料は見えない部分が多い世界で一定の決まり以外に企業の予算編成のしやすさなどに合わせてある程度の開発工数を入れ込んだ契約があったりするので一概にはいえないが、システムが稼動している限りかかる費用なのでしっかり検証しておく必要がある。
これらのコストを現金なのかリースなのかという問題も残る。多分このあたりは経理なり財務なりの範疇になるとは思うがリース費用は見た目より結構高いので利率・条件など長いお付き合いになるので総額を見るなどしっかり見極める必要があろう。