ASPとは
企業が、業務に使うソフトウェアを利用したいと考える場合、手に入れる方法は大きく分けて三つある。一つ目は、自社専用のシステムを開発する方法（社内開発／外部委託開発）、二つ目は、既存のソフトウェア（パッケージソフト）を購入する方法、三つ目が、既存のソフトウェアを『借りる』方法だ。三つ目のソフトウェアを『借りる』サービスをＡＳＰサービスという。ソフトウェア利用の一つ目と二つ目の方法は、それぞれソフトウェアを動かすために、そのソフトウェアを動かすことができるハードウェアが必要となる。ハードウェア機器が必要となると、機器を設置する場所や、保守する人手の確保も同時に発生する。そのため、機器は資産として所有する必要性があり、機器を保守するための人件費あるいは、保守サービスを利用する費用が発生する。
これに対して、ソフトウェアの機能を『借り』て使うＡＳＰサービスは、ハードウェア機器を所有し、保守するのはＡＳＰサービスベンダーである。一般的なＡＳＰサービスは、一つのハードウェアにインストールされているソフトウェアを、別々のユーザとして複数の会社で使う。例えるなら、ＡＳＰサービスは、マンションを賃貸契約で借りて利用するのと同じだ。共有部分の清掃や切れた蛍光管の取替えなど、日々のメンテナンスは必要に応じて行ってくれる。ただし、借りている部屋は、壁紙を変えてもいいが、釘は使ってはいけない、というような一定の利用制限がある。このようにイメージするとわかりやすいかもしれない。
それでは、人事部門がＡＳＰサービスを利用するメリットは具体的にどのようなものがあるかを取り上げると、以下のようなことが考えられる。
人事部門が利用するソフトウェアの種類としては、従業員情報、勤怠・就業情報管理、給与計算などが挙げられる。これらは、パッケージソフトでは、一式何千万円のものから、量販店などで販売される数万円のものまで幅広く存在する。
自社で管理しようとした場合の問題としては、給与計算に際し、税率や保険料率などの改正の度に、システムの設定変更、あるいは有償・無償のバージョンアップが必要となることだ。この場合、情報のキャッチアップ、ソフトウェアのメンテナンスが発生し、煩雑な業務に時間を取られることになる。ＡＳＰサービスを利用した場合、人事部門の手を煩わせることなく、システムが更新されるため、システムの更新・保守業務から開放されるというメリットがある。
ASPのメリット
| ● | ハードウェア・ソフトウェア購入・システム開発などの初期投資の必要がない |
| ● | 短期間で導入できるケースが多い |
| ● | インターネット環境さえあれば、複数のユーザで利用が可能 |
| ● | 複数のユーザでの共同利用に際して運用費用が割安になる |
| ● | 保守・運用の業務が発生しない |
| ● | 複雑なソフトウェアの更新業務が発生しない |
| ● | セキュリティやネットワーク管理をＡＳＰプロバイダーに任せられるため、サービスレベルを高く保つことが出来る |
ASPのデメリット
| ● | システムに関連する技術やノウハウの蓄積ができない／人材が育成できない |
| ● | 期間・利用人数によって割高になるケースがある |
| ● | 運営面において、情報漏えいのリスクがある |
| ● | 標準化された業務プロセスに基づいているため独自カスタマイズ開発に制限がある |
| ● | メンテナンスやバックアップのため利用できない日時・時間帯がある |
| ● | ＡＳＰサービス提供事業者がサービスを中止すると利用できなくなる |